Co musisz wiedzieć:

• Na stacjach paliw nie będzie już papierowych faktur ani PDF-ów.
• Faktura za paliwo trafi wyłącznie do systemu KSeF.
• Brak pobrania dokumentu może oznaczać problemy z rozliczeniem VAT.
   

Koniec faktury przy dystrybutorze

Do tej pory procedura była prosta: tankowanie, płatność i wydruk faktury VAT. Od lutego 2026 roku ten schemat przestaje obowiązywać. Na stacjach paliw nie będzie już możliwości otrzymania faktury ani w formie papierowej, ani elektronicznej „od ręki”.

Dokument zostanie wystawiony wyłącznie w formie e-faktury i zapisany w centralnym systemie KSeF prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Kierowca przy kasie otrzyma jedynie paragon – właściwa faktura będzie dostępna dopiero po zalogowaniu się do systemu.

• EPP blokuje wniosek do TSUE ws. umowy Mercosur. Politycy oburzeni decyzją KO i PSL
• To nagranie to hit sieci. Blitzkrieg Bundeswehry na Grenlandii
• Wyłączenia prądu na Śląsku. Ważny komunikat dla mieszkańców
• KRUS wydał komunikat dla rolników
• Pilne doniesienia z granicy. Komunikat Straży Granicznej
• Rolnicy oszukani? Mercosur kwestionuje zabezpieczenia obiecane przez Brukselę
• Rząd się przeliczył? Emerytury mogą wzrosnąć inaczej, niż zapowiadano. GUS podał nowe dane
• Wyłączenia prądu w Warszawie. Komunikat dla mieszkańców
• Wyłączenia prądu. Ważny komunikat dla mieszkańców Pomorza
• Nowy komunikat IMGW. Oto co nas czeka
• Nie żyje twórca „Króla Lwa”
• Lawina wniosków w ZUS. Te dokumenty mogą dać dłuższy urlop i wyższe pieniądze, ale czas ucieka

KSeF staje się obowiązkiem

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma do wystawiania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Trafiają one bezpośrednio do administracji skarbowej, co ma ograniczyć nadużycia VAT i zautomatyzować rozliczenia.

Od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla firm o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł. Pozostali podatnicy VAT zostaną objęci systemem od 1 kwietnia 2026 roku. Najwięksi gracze, w tym Orlen, muszą więc wdrożyć zmiany jako pierwsi.

Orlen przeciera szlak

Orlen, który posiada blisko 2000 stacji paliw w Polsce, oficjalnie potwierdził, że rezygnuje z faktur papierowych i PDF dla klientów biznesowych. Każda faktura za paliwo trafi wyłącznie do KSeF.

Koncern zapowiedział również, że nie będzie wysyłał dodatkowych powiadomień ani wizualizacji dokumentów – ani mailowo, ani w innej formie. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca po tankowaniu nie dostanie żadnego dokumentu potwierdzającego zakup poza paragonem.

Tymczasowe ułatwienie tylko do końca 2026 roku

Ustawodawca przewidział okres przejściowy. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z paragonów z numerem NIP jako tzw. faktur uproszczonych – ale tylko do kwoty 450 zł.

To jednak rozwiązanie tymczasowe. Po zakończeniu okresu przejściowego nawet drobne zakupy paliwa będą musiały być rozliczane wyłącznie przez KSeF. Paragon z NIP przestanie wystarczać.

Co to oznacza dla firm i kierowców

Zmiany najmocniej odczują przedsiębiorcy korzystający z samochodów w działalności gospodarczej. Konieczne będzie:

• zapewnienie dostępu do KSeF,
• nadanie uprawnień księgowym,
• dostosowanie systemów finansowo-księgowych.

Brak pobrania faktury z KSeF może skutkować problemami z rozliczeniem VAT i kosztów. Co istotne, faktura będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez system – nie w chwili tankowania.